1. Parter og baggrund

Kunden, den virksomhed der anvender Reconfy (“Dataansvarlig”)

og

Reconfy ApS, CVR [indsæt], (“Databehandler”)

Aftalen regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i forbindelse med levering af Reconfys cloud-baserede afstemningsplatform.

Aftalen anses for accepteret, når Kunden opretter konto, indgår aftale eller anvender platformen.

2. Rollefordeling

Reconfy er databehandler og behandler alene personoplysninger efter den Dataansvarliges instruks og i det omfang, det er nødvendigt for levering, drift og support af platformen.

3. Formål med behandlingen

Behandlingen af personoplysninger sker udelukkende med henblik på at levere Reconfy-platformen, herunder:

• konto- og balanceafstemning
• momsafstemning og relateret rapportering
• afvigelses- og kontrolrapporter
• dokumenthåndtering
• integration med kundens regnskabssystemer
• drift, support, fejlhåndtering og sikkerhed

Reconfy anvender udelukkende anonymiserede og aggregerede data til interne statistiske formål og produktforbedring.

4. Kategorier af registrerede og personoplysninger

4.1 Registrerede

• Kundens brugere og medarbejdere
• Kundens kunder og leverandører (i det omfang de fremgår af regnskabsdata)

4.2 Personoplysninger

• Navn, e-mailadresse og bruger-ID
• Kontaktoplysninger
• Regnskabs- og transaktionsdata
• Kontonumre, saldi og referencer, i det omfang de kan henføres til fysiske personer
• IP-adresser, login- og aktivitetslogs

Der behandles som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller CPR-numre.

5. Instruks

Databehandleren behandler alene personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige.

Instruksen fremgår af denne aftale samt af Reconfys til enhver tid gældende vilkår og funktionalitet. Supplerende instrukser skal gives skriftligt.

Hvis Databehandleren vurderer, at en instruks er i strid med GDPR eller anden databeskyttelsesret, underrettes den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse.

6. Fortrolighed

Databehandleren sikrer, at personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger, er underlagt fortrolighedsforpligtelse eller lovbestemt tavshedspligt.

7. Sikkerhedsforanstaltninger

Databehandleren implementerer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger under hensyntagen til risikoniveauet, herunder bl.a.:

• adgangsstyring og autentificering
• kryptering af data under transmission
• logning og overvågning
• backup- og gendannelsesprocedurer

Foranstaltningerne vurderes og opdateres løbende.

8. Underdatabehandlere

Reconfy anvender tredjepartsdatabehandlere til levering af tjenesten, herunder hosting, database, betalingsbehandling, e-mail og drift.

Hosting foregår primært i EU/EØS, men kan fremover ske uden for EU/EØS. Hvis data overføres til tredjelande, sker det i overensstemmelse med GDPR kapitel V, fx via EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.

Alle underdatabehandlere er underlagt databeskyttelsesforpligtelser, som svarer til denne aftale.

9. Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår den Dataansvarlige, under hensyntagen til behandlingens karakter, med:

• besvarelse af anmodninger fra registrerede
• håndtering og underretning ved brud på persondatasikkerheden
• gennemførelse af konsekvensanalyser (DPIA), hvor relevant

10. Brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter den Dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden og stiller de oplysninger til rådighed, som rimeligt kan kræves.

11. Sletning og ophør

Kunden kan til enhver tid slette sin konto via platformen.

Ved ophør af aftalen eller efter anmodning slettes eller anonymiseres personoplysninger senest 60 dage efter ophør, medmindre fortsat opbevaring er påkrævet efter gældende lovgivning.

12. Revision og dokumentation

Databehandleren stiller efter anmodning relevant dokumentation til rådighed, der påviser overholdelse af GDPR artikel 28.

Eventuelle revisioner skal ske i rimeligt omfang og under hensyntagen til Databehandlerens drift, sikkerhed og fortrolighedsforpligtelser.

13. Varighed

Denne aftale er gældende, så længe Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige.

14. Kontakt

Henvendelser vedrørende databeskyttelse kan rettes til: